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外贸出口制单注意事项及流程

2021-05-24 09:49:42

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单证是来处理进出境货物的交付、运输、保险、商检、结算等工作的。他也是企业进出口工作的重要组成部分,单证的质量高低,反应了其企业的管理水平。而且在发生纠纷,涉及索赔、理赔时,也是处理争议的依据。那今天,就说说有关“制单”的相关内容。

制单的基本要求

基本要求就是咱们熟知的:“证同相符”、“单证相符”、“单单相符”、“单货相符”。原则上应做到:“正确、完整、及时、简明、整洁”。

“证同相符”:信用证与贸易合同相符;

“单证相符”:单据与信用证相符;

“单单相符”:各种单据之间相符;

“单货相符”:单据中所描述的货物与实物相符。

在往往的一些制单过程中,经常会出现的信用证日期填错、发票和装箱单上的总箱数填错、发票总额填错、包装件数与包装种类、总体积、总毛重、船次等等错误现象,所以为了避免此类的情况发生,那我们就要在处理单证要认真、细心、专业 。

出口单证的流程

1.客户询盘

这个咱们都知道就是客户在下订单前,都会有相关的询盘做以细节上的了解。

2.报价

回复客户确定产品、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格等一系列的回复。

3.得到订单

4.下生产订单

给工厂下订单,安排生产计划

5.业务审批

业务收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批也需要附上客户的订单传真件,与工厂的收购合同。

6.下达生产通知

在确定交货期后,就可以下达生产通知,通知工厂按时生产。会有三种需要注意的情况:

L/C付款的客户:通常情况下是交货期前1个月确认L/C就已经收到了,就需要业务员与单证员分别审查信用证,检查有没有出现错误,有的话就马上请客户修改。

T/T付款的客户:确认定金已到账

远期L/C或D/A等付款的客户(不推荐使用这种方式):需向上级确认批准

7.验货

在交货期前一周通知公司验货员验货;

若是客户指定的人员验货,就要在交货期前一周月客户查货并将查货日期告知外贸部门;

指定第三方的验货公司或公证行验货,要在交货期前两周与验货公司联系,预约验货时间并通知工厂。

8.备制基本文件单证

在收到客户正式订单时,就应该制作出口合同,出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单,报关单,报关委托书等文件。

9.商检

应在发货一周之前拿到商检换证凭单

10.租船订舱

若是FOB条款,客户会指定货代公司,我们就需要尽早和货代联系,了解将要安排的出口口岸等情况。

若是由出口方支付运费,那就应该尽早向货代公司咨询船期,运价等。

11.安排拖柜

货物验好货后,就委托拖车公司提柜、装柜。也要给拖车公司传真以下材料:订仓确认书,船公司,注明装柜时间,柜型,数量,装柜地址,装船口岸等。

12.委托报关

13.获得运输条件

14.准备其他文件

商业发票、FORMA原产地证、一般原产地证、装运通知、装箱单。

15.交单

16.业务登记和文件存档

各种单证的时间顺序

通常提单日期时确定各单据日期的关键,各单据日期的关系:

(1)发票日期应在各单据日期之首;

(2)提单日不能超过L/C规定的装运期也不得早于L/C的最早装运期;

(3)保单的签发日应早于或等于提单日期(一般早于提单2天),不能早于发票;

(4)装箱单应等于或迟于发票日期,但必须在提单之前;

(5)产地证不早于发票日期,不迟于提单日;

(6)商检证日期不晚于提单日期,但也不能大大早于装运期,尤其是鲜货,容易变质的商品;

(7)受益人证明:等于或晚于提单日;

(8)装船通知:等于或晚于提单日后三天;

(9)船公司证明:等于或早于提单日;

(10)汇票日期应晚于提单、发票等其他单据,但不能晚于L/C的有效期。

作者: 跨境支付百科网
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